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Was bedeutet kollaborative Planung in der Baubranche?

Bauprojekte sind eine komplexe Angelegenheit. Ein große Anzahl verschiedener Stakeholder müssen gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten, wobei sowohl die kurz- als auch die langfristige Planung des Projekts berücksichtigt werden müssen.

Alle Aufgaben, Baustellenaktivitäten und Materialbestellungen sind untrennbar miteinander verknüpft und schon der kleinste Fehler oder das kleinste Missverständnis kann die gesamte Entwicklung des Projekts blockieren. Das kann zu kostspieligen Budgetüberschreitungen und zeitraubenden Nacharbeiten führen.

Die Bedeutung der gemeinsamen Planung wird also schnell deutlich. Alle Teams einschließlich des Kunden und der Subunternehmer, müssen nahtlos miteinander kommunizieren und sich gleichzeitig auf die neuesten Updates von der Baustelle verlassen können.

Leider ist das nicht immer so einfach, wie es sich vielleicht anhört. Projektmanager und ihre Teams verlieren sich oft schnell in einem Meer aus unzusammenhängenden Daten wieder. Mit anderen Worten: Daten, die nicht mit dem 3-bis-6-Wochenplan und dem Masterplan verknüpft sind. Und das ist nur der Anfang der Herausforderung.

Projektmanager verbringen unter Umständen bis zu 40 % ihres Tages damit, nach Updates zu suchen, an sinnlosen Meetings teilzunehmen und manuell endlose Berichte zu verfassen, die bereits zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet sind. Wirklich niemand hat sich anhand dieser Gründe für eine Karriere in der Baubranche entschieden.

An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel, um übermäßigen Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Menschen zur Zusammenarbeit in Echtzeit zu bewegen. Aber es gibt ein Problem. In vielen Fällen verlassen sich die Projektmanager und die anderen Projektteilnehmer auf die falschen Tools, um dies zu erreichen.

WhatsApp-Benachrichtigungen, E-Mails, Excel-Tabellen und Telefonate können Teams zwar in Echtzeit miteinander verknüpfen, sie wurden allerdings nicht speziell für die Baubranche entwickelt. Selbst wenn Ihre Updates in Echtzeit kommuniziert werden, lassen sich Verzögerungen und Fehler kaum vermeiden, da die Verknüpfung zum Projektplan fehlt. Anders ausgedrückt: Die Projektmanager haben weiterhin keine Möglichkeit zu sehen, ob der Plan wirklich die Realität auf der Baustelle widerspiegelt.

Es versteht sich von selbst, dass dieser Ansatz dem Konzept der kollaborativen Planung widerspricht und Ihre Projekte in große Gefahr bringen kann.

Die gute Nachricht ist, dass es bereits eine Lösung gibt. Branchenspezifische Tools, standardisierte digitale Prozesse und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen der Baustelle und dem Büro können wirklich etwas bewirken und einen erfolgreichen Projektabschluss garantieren.

3 Schritte zu einer erfolgreichen kollaborativen Planung

Im Folgenden finden Sie die drei Schritte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Teams zu einer nahtlosen Zusammenarbeit zu bewegen und Ihr Bauprojekt erfolgreich zu verwalten:

1. Verwaltungsarbeit reduzieren

Übermäßige Verwaltungsarbeit ist eine der größten Gefahren für jedes Bauprojekt. Die Nutzung digitaler Tools, die nicht speziell für die Baubranche entwickelt wurden, zwingt viele Projektmanager und -leiter dazu, sich weiterhin auf manuelle Prozesse zu verlassen, um Updates zu melden, den Projektfortschritt aufzuzeichnen und das Projekt vor kostspieligen Ansprüchen zu schützen.

Auf lange Sicht ist das keine praktikable Strategie und kann die Art und Weise, wie die Mitarbeiter in Ihrem Projekt zusammenarbeiten und ihre Aufgaben verwalten, stark beeinträchtigen. Ein fragmentierter Kommunikationsfluss kann schnell zu Situationen führen, in denen jeder mit einer anderen Version des Plans arbeitet, was zu ernsthaften Problemen und kostspieligen Missverständnissen führen kann.

Aus diesem Grund ist ein offenes und hochgradig kollaboratives Datenökosystem erforderlich. Dieses Ökosystem sollte in Echtzeit aktualisiert werden und allen Beteiligten Zugriff gewähren. Noch wichtiger ist jedoch, dass es untrennbar mit dem Projektplan verbunden sein sollte. Auf diese Weise sind alle jederzeit auf dem neuesten Stand und Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden.

2. Statten Sie Ihr Team mit den richtigen Tools aus

Den übermäßigen Verwaltungsaufwand rund um Ihr Projekt reduzieren zu wollen, ist eine Sache. Das wirklich zu schaffen, ist eine ganz andere, denn Sie brauchen die richtigen Tools. Sie müssen in Tools investieren, die speziell für die Baubranche entwickelt wurden.

Viele Leute in der Baubranche sind der Meinung, dass ein Tool, das es ihnen erlaubt, ein Update in Echtzeit mit dem Team zu teilen, automatisch perfekt für diesen Zweck geeignet ist. Das ist so aber nicht ganz richtig.

Alle Stakeholder Ihres Projekts müssen miteinander verknüpft sein und jeder einzelne muss jederzeit in der Lage sein, einen genauen Überblick über das gesamte Projekt zu haben. Sollte das nicht der Fall sein, so müssen Sie trotz Echtzeit-Feedback weiterhin Informationen nachjagen, Excel-Tabellen durchforsten und manuelle Aufzeichnungen aufsuchen, um die erhaltenen Informationen zu überprüfen.

Ganz egal, wie gut Sie in Ihrem Job sind, eine solche Arbeitsweise führt letztendlich immer zu falschen Entscheidungen, Stress und Überforderung.

Es wird also schnell deutlich, wie entscheidend der Einsatz branchenspezifischer Tools für das Erreichen einer kollaborativen Planung mit nahtloser Kommunikation und einwandfreier Zusammenarbeit ist.

3. In Standardisierung investieren

Ihre Teams dazu zu bringen, standardisierte Prozesse, Systeme und Arbeitspraktiken zu befolgen, mag für manche Menschen in der Baubranche unmöglich erscheinen. Das liegt häufig daran, dass sie das Gefühl haben, dass jeder seinen ganz eigenen Arbeitsansatz verfolgt und diesen unter keinen Umständen ändern wird.

In der Realität sieht das jedoch ganz anders aus. Unabhängig von der Größe oder dem Zweck des Bauprojekts sind 80 % der Prozesse immer dieselben. Wenn das in Betracht gezogen wird, wird schnell deutlich, dass Sie, wenn Sie Ihre Systeme und Prozesse nicht standardisieren, eine enorme Chance für die Reproduzierbarkeit und Produktivitätssteigerung aus dem Fenster werfen. Anders gesagt: Übung macht den Meister. Wenn Sie einen Prozess immer wieder wiederholen, werden Sie früher oder später seine Schwächen identifizieren und beheben.

Diese konsequente Wiederholung standardisierter Prozesse in Kombination mit branchenspezifischen digitalen Lösungen wird die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Projekte enorm verbessern und es sowohl Ihnen als Projektmanager als auch Ihren Teams erleichtern, die Kontrolle über den Bauprozess zu behalten und reibungslos zu kommunizieren.

Was die Frage betrifft, wie schnell Ihr Team in der Lage sein wird, sich eine neue digitale Arbeitsweise anzueignen, sollten Sie dies nicht länger als ein echtes Problem betrachten. Natürlich werden manche länger brauchen als andere, aber wenn Ihre Teams in der Lage sind, ein Smartphone mit Online-Banking zu bedienen, dann gibt es keinen Grund, warum sie nicht auch eine Bau App benutzen können, die ihnen das Leben erleichtern kann.

Die Zusammenarbeit verbessern und Bauprojekte erfolgreich und termingerecht abschließen!

Um mit Ihrer kollaborativen Planung erfolgreich zu sein, müssen Sie drei entscheidende Elemente kombinieren: Menschen, Prozesse und Tools. Wenn Sie die richtige Balance zwischen diesen Elementen finden, können Sie kritische Probleme bis zu sieben Mal schneller lösen.

Das ist der Grund, warum branchenspezifische Tools und standardisierte Prozesse für Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte einen so großen Unterschied machen können.

In einem Versuch, Sie auf dieser herausfordernden Reise zu unterstützen, haben wir einen kostenfreien Leitfaden erstellt, der Ihnen zeigt, wie Sie die Verzögerungen Ihrer Bauprojekte reduzieren können, indem Sie Ihre Teamkommunikation massiv verbessern.

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