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Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement quotidien en construction聽?

Chaque jour est un nouveau jour sur un chantier de construction et les personnes impliqu茅es doivent 锚tre tenues au courant de ce qui s’est pass茅. L’un des moyens les plus simples pour y parvenir est d’茅tablir un rapport d’avancement quotidien.

Ces rapports peuvent inclure des informations de base sur ce qui a 茅t茅 r茅alis茅 ce jour-l脿, mais aussi 锚tre compl茅t茅s par des petits d茅tails qui comprennent des probl猫mes ou accidents survenus.

Les rapports d’avancement quotidiens doivent 锚tre remplis avec pr茅cision afin de garantir un flux de communication fluide auquel on pourra se r茅f茅rer en cas de probl猫mes de responsabilit茅 ou de litiges dans le futur.

Cependant, les rapports d’avancement peuvent 茅galement entra卯ner beaucoup de travail administratif pour les gestionnaires de projet, en fonction des outils qu’ils utilisent dans leurs projets. Il n’est pas exag茅r茅 de dire que les gestionnaires de projet consacrent jusqu’脿 40聽% de leurs journ茅es 脿 r茅diger des rapports, 脿 sauter d’une r茅union 脿 l’autre et 脿 courir apr猫s les gens sur le chantier pour obtenir des mises 脿 jour.

Il en faut peu pour comprendre que travailler dans de telles circonstances peut avoir un impact direct sur le processus d’茅laboration des rapports d’avancement et causer beaucoup de stress et de frustration tant au gestionnaire de projet qu’脿 ses 茅quipes.

Cela dit, un changement de paradigme est n茅cessaire sur la fa莽on dont les 茅quipes de construction communiquent et se connectent. Mais pour y parvenir, la num茅risation et la standardisation doivent 锚tre consid茅r茅es comme des priorit茅s.

Que doit comprendre un rapport d’avancement quotidien聽?

Bien qu’il y ait de nombreuses discussions sur ce qui devrait et ne devrait pas 锚tre inclus dans un rapport d’avancement quotidien, nous avons cr茅茅 une liste d’茅l茅ments qui, selon nous, devraient figurer dans chacun d’eux. Ainsi, vous facilitez la connexion entre le conseil d鈥檃dministration et le terrain, et vous aidez tous les acteurs 脿 rester sur la m锚me longueur d’onde.

En r茅sum茅, ce sont les 10 茅l茅ments qui devraient figurer sur chaque rapport d’avancement quotidien聽:

• Date聽: la date 脿 laquelle le rapport d’avancement quotidien est r茅dig茅 et soumis.
• Conditions m茅t茅orologiques聽: un aper莽u des conditions m茅t茅orologiques sur le chantier.
• Conditions du chantier聽: un aper莽u des conditions du chantier.
• Disponibilit茅 des ressources聽: informations sur les travailleurs, l’茅quipement et les mat茅riaux qui pourraient 锚tre n茅cessaires ce jour-l脿.
• 脡tat des travaux effectu茅s聽: feed-back sur les travaux effectu茅s ce jour-l脿 et sur l’茅tat actuel du projet.
• Interruptions des travaux ou retards聽: toute interruption ou tout retard qui aurait pu affecter les travaux qui ont 茅t茅 termin茅s ce jour-l脿.
• Check-list d’inventaire聽: une liste de tous les 茅l茅ments en stock et des besoins en mat茅riaux 脿 venir.
• Aper莽u des risques聽: tous les risques potentiels qui peuvent affecter les jours de travail ult茅rieurs.
• Rapport d’accident聽: une explication d茅taill茅e de tous les accidents qui auraient pu se produire sur le chantier ce jour-l脿.
• Commentaires et notes suppl茅mentaires聽: tout commentaire ou toute note suppl茅mentaire qui semble avoir un impact sur le d茅veloppement du projet.

3 茅tapes pour r茅diger un rapport d’avancement sans se noyer dans le travail administratif

Il est d茅sormais 茅vident que les rapports d’avancement dans la construction exigent beaucoup d’efforts et un grand souci du d茅tail. Le bon c么t茅 de la situation est que les choses pourraient 锚tre faites beaucoup plus rapidement et plus efficacement avec les bons outils et la bonne strat茅gie en place.

En savoir plus聽: Comment r茅duire la charge de travail administratif et les r茅unions interminables dans le secteur de la construction

Apr猫s tout, les principaux piliers de la r茅ussite de tout projet de construction sont les suivants聽: les personnes, les outils et les processus. Si ces trois piliers sont ancr茅s correctement, tout finira par aller.

Mais par o霉 commencer ce parcours de transformation聽? Ne vous faites aucun souci. Voici les trois principales 茅tapes que vous devez suivre pour 茅liminer le travail administratif de votre rapport d’avancement聽:

1. Automatiser votre processus de reporting

De nombreux gestionnaires de projet se servent encore d’un stylo et de papier pour partager l’avancement de leur strat茅gie, rendre compte des derniers contr么les et v茅rifier si toutes les activit茅s li茅es aux contr么les sont trait茅es comme il se doit. Cette approche ouvre la voie 脿 des interruptions, des temps d’arr锚t fr茅quents voire 脿 des litiges dans certains cas.

Ajoutez-y le COVID-19 et vous comprendrez pourquoi la construction a besoin de trouver une nouvelle norme et de passer au num茅rique pour les rapports d’avancement.

Avec les outils et processus ad茅quats, les rapports sur les derni猫res mises 脿 jour du chantier ne devraient pas prendre plus de trois clics. Toutes les 茅quipes de projet disposeront des informations dont elles ont besoin au moment o霉 elles en auront besoin, afin de pouvoir prendre rapidement des d茅cisions 茅clair茅es et d’茅viter de devenir un goulot d’茅tranglement pendant le processus de reporting.

2. Utiliser des outils num茅riques con莽us pour la construction

L’automatisation du processus de rapport d’avancement est la premi猫re 茅tape pour 茅viter une charge de travail administratif excessive, mais elle ne suffit pas 脿 elle seule. L’utilisation des bonnes solutions num茅riques pour assurer des rapports en temps r茅el et la connexion entre le calendrier g茅n茅ral et la planification strat茅gique 脿 3-6 semaines est l’茅tape suivante et probablement la plus d茅cisive.

eBook gratuit聽: Pourquoi vous ne pouvez pas g茅rer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

De nombreux gestionnaires de projet s’appuient sur des outils tels que WhatsApp et Excel pour leurs rapports d’avancement quotidiens, pensant qu’ils sont suffisamment efficaces pour le travail qu’ils ont demand茅 脿 ex茅cuter. Il s’agit malheureusement d’une voie tr猫s dangereuse 脿 emprunter.

Ces outils sont peut-锚tre parfaits pour notre vie personnelle, mais ils ne peuvent pas soutenir des projets complexes ni garantir que la derni猫re version du planning de construction refl猫te la r茅alit茅. Au contraire, ils encouragent une communication cloisonn茅e, car les donn茅es partag茅es par leur biais n’ont pas de lien avec le calendrier g茅n茅ral et 脿 court terme, entra卯nant des malentendus et de graves erreurs.

3. Standardiser vos syst猫mes et processus

Beaucoup pensent que chaque projet de construction est un univers compl猫tement diff茅rent, avec des objectifs et strat茅gies diff茅rents. C’est faux. Quel que soit le type de projet, 80聽% de tous les processus de construction sont toujours les m锚mes et sont soutenus par les m锚mes d茅pendances.

Chaque gestionnaire de projet a tout int茅r锚t 脿 standardiser ses syst猫mes et ses processus de mani猫re 脿 laisser moins de marge aux erreurs. Les 茅quipes de projet sauront toujours ce qu’elles sont cens茅 faire et de quelle mani猫re.

En d’autres termes, cela r茅duira consid茅rablement le temps perdu dans les allers-retours entre le chantier et le bureau et apportera une certaine tranquillit茅 d’esprit aux gestionnaires de projet. La responsabilit茅 sera 茅galement renforc茅e, car il sera plus facile pour les parties prenantes de localiser la source d’une erreur et de prendre les mesures ad茅quates.

L脿 encore, l’utilisation des bons outils est essentielle. Seules les solutions num茅riques con莽ues pour le secteur de la construction peuvent soutenir de telles initiatives 脿 long terme.

Seuls 35聽% du secteur font 茅tat de l’avancement sur le terrain en temps r茅el ou quotidiennement

Les constatations de la Construction Digital Maturity Ladder (CDML) montrent que seuls 35聽% des acteurs de la construction font 茅tat de l’avancement en temps r茅el (13聽%) ou quotidiennement (22聽%).

Il en faut peu pour comprendre pourquoi la construction est l’un des secteurs les moins num茅ris茅s et affiche 80聽% de retards de projets et un taux d’efficacit茅 de 30聽%. Chaque projet de construction est une cha卯ne de t芒ches, de responsabilit茅s et de parties prenantes. 脌 cet 茅gard, le moindre retard dans une seule t芒che peut entra卯ner des retards d茅vastateurs pour l’ensemble du projet.

芦聽La collaboration, la communication et une approche beaucoup plus ouverte du partage des meilleures pratiques sont fondamentales pour que notre secteur de 10 milliards d’euros par an fasse le bond en avant qu’il m茅rite聽禄, d茅clare Ulrik Branner, Executive and Board chez 91桃色.

C’est pourquoi les rapports d’avancement quotidiens doivent 锚tre ax茅s sur les donn茅es et commencer 脿 s’appuyer davantage sur les technologies num茅riques ad茅quates. Ainsi, le secteur pourra transformer les lacunes num茅riques en exigences fonctionnelles et inaugurer une nouvelle 猫re pour la construction.

Assurer la r茅ussite des projets gr芒ce 脿 des 茅quipes connect茅es

Maintenir vos 茅quipes connect茅es et les amener 脿 signaler instantan茅ment les probl猫mes critiques et 脿 suivre vos processus sont quelques-unes des composantes essentielles de la r茅ussite de tous les projets de construction.

Dans cette optique, vous avez besoin d’un outil num茅rique sp茅cifique 脿 la construction capable de soutenir vos efforts pour r茅duire les interruptions, rationaliser la communication sur le projet et faire de la 芦聽livraison dans les d茅lais聽禄 une habitude essentielle.