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En ajoutant une signature numérique à un formulaire ou à une liste de contrôle pour la construction, vous pouvez configurer et contrôler le flux de vos processus de construction d’une manière plus efficace, ce qui serait la solution parfaite pour vos workflows les plus importants sur le chantier.

Ajouter des signatures numériques dans vos listes de contrôle numérisées pour la construction vous apportera un puissant workflow numérique pouvant révolutionner complètement la façon dont vous manipulez et traitez votre documentation de chantier.

Implémentation de signatures numériques dans vos listes de contrôle pour la construction

En exigeant des signatures numériques pour contrôler vos processus de construction sur le chantier, vous finissez par économiser beaucoup de temps et d’argent, tout en augmentant la productivité.
Cependant, l’implémentation des signatures numériques doit suivre un schéma logique en soi, impliquant ce qui suit :

1. Créer votre liste de contrôle, sous forme de formulaire, de document ou de modèle. Par exemple, 91ÌÒÉ« vous permet de créer une liste de contrôle sous forme de modèle (pouvant être configurée pour la réalisation du workflow), avec la possibilité de permettre l’utilisation de champs pour la signature pour une utilisation facile des signatures numériques.
2. Examiner votre liste de contrôle. En tant qu’utilisateur, après avoir complété les réponses de votre liste de contrôle, vous pouvez examiner votre liste de contrôle et son contenu avant de la signer.
3. Collecter votre signature numérique. Ajouter votre signature avec vos détails personnels à la base de données de l’application permet un flux de signatures numériques automatisé et ininterrompu d’un utilisateur à l’autre, ce qui est important pour un meilleur contrôle du workflow. Vous pouvez paramétrer votre signature numérique pour déclencher ou interrompre des actions à partir de votre liste de contrôle. Ceci permet le lancement du flux logique des processus, depuis la création de votre liste de contrôle, l’examen de son contenu et des tâches générées, la signature, jusqu’à la validation. Vous pouvez également paramétrer ceci pour inviter d’autres utilisateurs et bloquer la validation ou la réalisation d’une liste de contrôle si la signature obligatoire d’un des intervenants est manquante.
4. Donner son accord et accepter avec votre signature numérique. Utiliser votre signature numérique entraîne automatiquement votre acceptation des conditions générales énoncées. Les signatures numériques suivent des normes strictes et aucun changement non autorisé ne peut être effectué à votre liste de contrôle après que celle-ci a été signée. Pour les listes de contrôle sous forme de documents nécessitant plusieurs signatures, des notifications de signature seront envoyées pour garantir la réussite du processus d’utilisateur à utilisateur.
5. Personnaliser le workflow de votre liste de contrôle. Il est possible d’ajuster le workflow de votre liste de contrôle aux besoins spécifiques de votre chantier de construction.
6. Vérifier la trace de votre liste de contrôle pour la construction. Tout ce que vous faites sur l’appli laisse une trace. Utilisez cette trace du workflow pour vérifier quels processus ou workflow fonctionnent le mieux pour vous, et pour personnaliser une nouvelle liste de contrôle.
7. Compléter votre liste de contrôle et générer votre rapport. Une fois que votre liste de contrôle a été acceptée et que toutes les signatures numériques ont été validées et appliquées par tous les intervenants, elle peut être finalisée. Une copie numérique du rapport final de la liste de contrôle peut être envoyée automatiquement aux signataires.

Signer votre liste de contrôle pour la construction sur le chantier

Le principe des signatures numériques est que votre temps soit utilisé davantage pour les tâches importantes que pour les longs processus inutiles. Il est étonnant de voir comment la numérisation peut faire en sorte que vos listes de contrôle soient signées et complétées par une plateforme intégrée qui effectue toutes les démarches. Voici quelques exemples de listes de contrôle sur le chantier pouvant être automatisées avec les signatures numériques :

• Formulaire d’intervention : encouragez vos employés sur le chantier à signaler quelque chose qu’ils ont remarqué et qui peut améliorer votre culture de la sécurité. Facilitez leur la tâche avec la possibilité de signer automatiquement leurs listes de contrôle et rapports d’intervention.
• Liste de contrôle de présence : gérez la présence sur votre chantier de façon efficace avec les listes de contrôle en précisant la zone et les tâches sur lesquelles vos employés travaillent.
• Registre du chantier de construction : en cas d’urgence sur le chantier, vous pouvez accéder à votre liste de contrôle pour consulter la liste des travailleurs présents dans la zone de construction.
• Inspection des lieux : assurez la conformité de votre chantier aux normes de qualité, de santé, de sécurité et d’environnement à l’aide de vos listes de contrôle automatisées.
• Pour les clients : faites en sorte que vos clients reçoivent facilement les documents et rapports à l’aide de la signature numérique.
• Pour les acheteurs : signez le reçu pour vos acheteurs et donnez-leur la possibilité d’ajouter leur signature numérique comme preuve qu’ils ont bien reçu la marchandise.

Il existe de nombreux exemples pour lesquels vous pouvez utiliser les listes de contrôle automatisées et les signatures numériques sur votre chantier de construction dans le but d’optimiser vos systèmes et de déléguer les tâches de façon claire et homogène. Il est très facile de réaliser une liste de contrôle pour un ensemble de processus et de cocher les cases à chaque fois que vous prenez en charge une tâche. Votre liste de contrôle fait figure de workflow documenté, et à chaque fois que vous cochez une tâche, chaque processus effectué est enregistré. Au final, celle-ci vous permet de réaliser un travail cohérent et continu.

Les avantages des listes de contrôle numériques et des signatures numériques pour la construction

La combinaison des listes de contrôle numériques pour la construction et des signatures numériques renforce les normes, l’efficacité et la productivité sur le chantier de construction. Outre l’accélération du processus de signature, ce type d’organisation faisant appel aux listes de contrôle permet de réduire l’utilisation du papier. Le processus de signature autrefois fastidieux et pouvant nécessiter parfois plusieurs jours pour être complété est devenu à présent un processus très simple avec des résultats transparents et une plus grande confiance des signataires.

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Pour un apprentissage approfondi : Saviez-vous que les listes de contrôle automatisées vous permettent de parvenir à un suivi administratif plus poussé et plus sécurisé du workflow ?

Pour en apprendre davantage concernant les listes de contrôle spécifiques à la construction et à la gestion des bâtiments, nous avons compilé un guide ultime des listes de contrôle pour la construction que vous pouvez utiliser gratuitement. Vous êtes naturellement invité à consulter nos exemples afin de trouver les solutions à vos problèmes de gestion en matière de construction.